Entrando nos trilhos

Caros amigos, mais uma semana, mais uma atualização no blog. Demos outro passo no projeto da CAAE para arrecadar os 2 sofás. 

Na reunião de hoje discutimos diversos tópicos, principalmente referentes a como iremos planejar o projeto. Também estamos nos preparando para visitar o CAAE nesse próximo sábado, 06/10/2012, e estamos muito entusiasmados com as possibilidades!

O nosso projeto já tem um nome oficial, batizado hoje em reunião. :)

Projeto Sala de Lazer

Também foi decidido o gerente do projeto, Felipe Bertaglia, por livre e espontânea pressão (no bom sentido :).

Iremos nos esforçar ao máximo para manter todos os nossos passos o mais documentado possível, então segue abaixo a ata da reunião de hoje.

Em breve teremos todos os modelos e artefatos do projeto, então fiquem ligados! Aceitamos sugestões de estratégias para arrecadar fundos para compra dos sofás. :)

Ata de Reunião - GP do BEM!!!

Projeto Sala de Lazer

04/10/2012, São Paulo, das 20:30 às 22:23

Responsável: Felipe Bertaglia

Participantes: Adilson, Felipe, Jenner e Noésio

1. Tópicos discutidos

Definições

Nome do projeto: Sala de Lazer

Gerente do Projeto: Felipe Bertaglia

Plano macro do projeto:

----Iniciação----

1- Criação dos documentos de iniciação e das bases de documento

---Planejamento---

2- Criação das documentações do projeto (plano de projeto)

---Execução e Controle---

3- Definição da estratégia

4- Execução da estratégia de arrecadação

5- Compra e entrega do sofá

6- Festa de comemoração

---Encerramento---

7- Lições aprendidas

Modelo de referencia

Iniciação:
- Integração
         - termo de abertura do projeto
 - comunicação
         - identificar partes interessadas

Planejamento:
- Integração
         - Plano de gerenciamento do projeto
 - Escopo
         - Coletar requisitos
         - Definir escopo
         - WBS
 - Tempo
         - Definir atividades
         - Sequenciar atividades
         - estimar duração das atividades
         - desenvolver cronograma
 - Custos
         - Estimar custos
         - Determinar orçamento
 - Qualidade
         - planejar qualidade
 - Recursos Humanos
         - plano de recursos humanos
 - Comunicação
         - plano de comunicação
 - Riscos
         - plano de gerenciamento de riscos
         - identificar riscos
         - analise qualitativa
         - analise quantitativa
         - respostas
 - Aquisição
         - planejar aquisições

Execução:
- Integração
         - Gerenciar execução do projeto
 - Qualidade
         - garantia da qualidade
 - Recursos Humanos
         - Mobilizar equipe do projeto
         - desencolver equipe
         - gerenciar equipe
 - Comunicação
         - Distribuir informações
         - gerenciar expectativas dos interessados
 - Aquisição
         - conduzir aquisições

Monitoramento e Controle:
- Integração
         -Monitorar trabalho do projeto
         - controlar mudanças integradas
 - Escopo
         - verificar escopo
         - controlar escopo
 - Tempo
         - controlar cronograma
 - Custos
         - controlar custos
 - Qualidade
         - controlar qualidade
 - Comunicação
         - reportar desempenho
 - Riscos
         - monitorar e controlar riscos
 - Aquisição
         - adminsitrar aquisições

Encerramento:
- Integração
         - encerrar projeto ou fases
 - Aquisições
         - encerrar aquisições

Estratégia

Foi discutido que a estratégia de arrecadação é o fator crítico de sucesso para o projeto, e dessa forma deverá ser desde já endereçado. O Noésio irá disponibilizar um template de business case para que os membros da equipe preencham e defendam pelo menos 2 meios possíveis de arrecadação. Espera-se que esses documentos já possuam informações iniciais para uma rodada de discussão produtiva, desta forma quanto mais informações conseguirem melhor.

Perguntas que devemos refletir: Quais fatores iremos considerar na hora de escolher a estratégia? 

> O Jenner apresentou mais uma proposta para arrecadar fundos: https://www.ivoluntarios.org.br
> Ele irá apresentar mais informações sobre essa iniciativa na reunião de discussão das estratégias.

2. Atividades Pendentes: 

- Criação dos templates (Ricardo Vargas) e da estrutura de pastas para armazenamento dos artefatos (Dropbox); 

Responsável: Noésio

Data limite para artefatos de iniciação: 06/10/2012

Data limite para todos os artefatos: 14/10/2012 (a negociar)

- Atualizar o blog

Responsável: Felipe

Data limite: 04/10/2012

- Criar checklist da visita

Responsável: Felipe

Data limite: 04/10/2012

- Disponibilizar o template de business case

Responsável: Noésio

Data limite: 06/10/2012

- Escolher, levantar informações, preencher o template de business case e defender a estratégia de arrecadação (mínimo de 2)

Responsável: Todos

Data limite: proposta de conferencia para 11/10/2012, às 20:30 (dia 12 é feriado, se alguem tiver restrições favor informar ASAP - não gostaria de atrasar mto essa data)

3. Próximos Passos:

- Visitar o CAAE

Quando? Sábado, 06/10/2012, 10h00 

Quem? Adilson, Felipe e Jenner;

- Disponibilizar as fotos; 

Quando? Sábado, 06/10/2012, 23:59;

Quem? Jenner (e quem mais tirar as fotos);

- Preparar a apresentação de status report

Quando? Terça-feira, 09/10/2012, 23:00

Quem? Adilson;

- Preparar a arte do blog;

Quando? a definir

Quem? Adilson;

- Definir próximas entregas da semana (priorizar artefatos)

Detalhamento: Definir responsáveis e datas por criar os documentos de planejamento do projeto. Idealmente todo o planejamento deve estar concluído ASAP. Temos pouquíssimo tempo para começar a execução da arrecadação.

Quando? Sábado, 06/10/2012;

Quem? Adilson, Felipe e Jenner

4. Checklist da visita ao CAAE

Materiais para levar

1) Câmera fotográfica, Jenner

2) Trena, Jenner

3) Caderno de anotação, Felipe

4) Esse documento (todo email) impresso, Jenner

Questões a levantar/verificar

1) Local exato do CAAE (endereço, CEP, número, etc);

2) Horário e dias de atendimento (para receber os sofás);

3) Medidas das portas/corredores até os locais do sofá;

4) Medidas da sala onde ficará o sofá;

5) Fotos da fachada do local;

6) Fotos do caminho até a sala;

7) Fotos da sala;

8) Fotos gerais do povo! :)

9) Fotos dos quartos;

10) Solicitar carta de apresentação da instituição (para possivelmente ser usado na arrecadação);

11) Layout da disposição dos sofás;

12) Questionar o tamanho desejado dos sofás;

13) Confirmar quantidade de lugares;

14) Questionar se podemos fazer rifas em nome da instituição, e em caso positivo, se há algum documento que precisemos acordar para tal;

15) Solicitar autorização por escrito para publicar as fotos da instituição e pessoas;

16) Solicitar autorização para realizar campanha em nome da instituição;

17) Solicitar os contatos oficiais da instituição para publicar nas campanhas realizadas (telefone e email) - utilizar nos materiais/sites/etc;

18) Características especiais do sofá: braço baixo/alto, maciez da espuma, etc - para atender necessidades das pessoas do CAAE;

19) Fotos da situação atual - utilizar na apresentação do antes/depois;

5. Pontos não endereçados

Pendências da Última Reunião - Atualização de Status

- Realizar um contato inicial com o Cliente para entender melhor o escopo (dimensões dos sofás, tamanho, cor, características especiais [anti-alérgico])  e agendar a visita (preferencia para fim de semana, próximo sábado (06/10/2012) de manhã) - questionar sobre a quantidade de visitantes permitida, e se aceitariam um sofá usado, porém em boas condições no lugar do sofá novo; verificar se existem outras prioridades para a sala de lazer; Responsável: Jenner / Data prevista: 25/09/2012 (manhã) - OK: Contato realizado, especificações prévias documentadas;

- Criação da apresentação (depende da definição do escopo - item anterior); Responsável: Adilson / Data prevista: 25/09/2012 -  OK: Apresentação realizada com sucesso;

- Criação da ata; Responsável: Felipe / Data prevista: 23/09/2012 - OK: Ata criada e publicada

- Primeira versão do blog; Responsável: Felipe (com ajuda do Adilson) / Data prevista: 25/09/2012 - OK: Blog criado e divulgado